Cara Mengurus Sertifikat Tanah Elektronik, Begini Proses Mendaftar dan Menggantinya

·Bacaan 7 menit

Liputan6.com, Jakarta Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) akan memberlakukan sertifikat tanah elektronik di seluruh Indonesia. Hal ini membuat cara mengurus sertifikat tanah elektronik menjadi pertanyaan rutinan, tepat setelah Permen tersebut diundangkan pada tanggal 12 Januari 2021 di Jakarta.

Berdasarkan Peraturan Menteri (Permen) ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik, cara mengurus sertifikat tanah elektronik seluruhnya dilakukan dengan sistem elektronik yang memuat dokumen elektronik. Jakarta dan Surabaya adalah dua kota pertama yang akan mulai menerapkan sertifikat-el.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik untuk penerbitan pertama kali sudah diatur dalam pasal 6. Penerbitan sertifikat-el dimaksudkan untuk dua hal, yakni pendaftaran dan penggantian. Pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar dan penggantian sertifikat menjadi sertifikat-el untuk tanah yang sudah terdaftar.

Berikut Liputan6.com ulas cara mengurus sertifikat tanah elektronik berdasarkan Peraturan Menteri (Permen) ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik, Sabtu (13/2/2021).

Cara Daftar Pertama Kali Sertifikat Tanah Elektronik bagian Dokumen

Ilustrasi dokumen. (Pexels.com/Andrea Piacquadio)
Ilustrasi dokumen. (Pexels.com/Andrea Piacquadio)

Berdasarkan Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik. Pelaksanaan penerbitan sertifikat tanah elektronik dapat dilaksanakan melalui pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar.

Pendaftaran tanah pertama kali ini dilakukan dengan sistem elektronik, kemudian dipublikasikan oleh Kementerian ATR/BPN. Sebelum praktik cara daftar pertama kali sertifikat tanah elektronik, pemohon harus melampirkan dokumen yang dibutuhkan dalam bentuk softfile atau elektronik.

Dokumen yang perlu disiapkan:

1. Gambar ukur

2. Peta bidang tanah atau peta ruang

3. Surat ukur

4. Gambar denah satuan rumah susun atau surat ukur ruang

5. Dokumen lain hasil pengumpulan dan pengolahan data fisik

Cara Daftar Pertama Kali Sertifikat Tanah Elektronik bagian Proses

Sertifikat Tanah Elektronik. Dok Kementerian ATR
Sertifikat Tanah Elektronik. Dok Kementerian ATR

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik pertama:

Bila dokumen yang diperlukan sudah dipersiapkan dan setiap bidang tanah sudah ditetapkan batas-batasnya, cara mengurus sertifikat tanah elektronik untuk pendaftaran pertama kali bisa mulai dilakukan.

Pada pendaftaran tanah sistematik maupun sporadik, ketika batas sudah ditetapkan, maka pemohon yang mengurus sertifikat tanah elektronik akan mendapat nomor identifikasi bidang tanah. Nomor ini akan digunakan sebagai referensi setiap proses pendaftaran sesuai aturan yang tertuang dalam pasal 9 ayat 3.

Ketika melakukan cara mengurus sertifikat tanah elektronik pada pendaftaran pertama kali, pahami nomor identifikasinya. Nomor identifikasi yang akan pemohon terima terdiri dari dua digit pertama kode provinsi dan dua digit selanjutnya kode kabupaten/kota.

Kemudian nomor ini akan dilanjutkan dengan sembilan digit nomor bidang tanah dan satu digit terakhir kode bidang tanah di permukaan, di ruang atas tanah, di ruang bawah tanah, satuan rumah susun atau hak di atas hak bidang permukaan, atau hak di atas ruang atas tanah dan hak di atas ruang bawah tanah.

Apabila terjadi pemekaran wilayah desa/kelurahan atau kecamatan, nomor identifikasi bidang tanah sebagaimana dimaksud tidak akan diubah.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik kedua:

Tahapan pemohon yang kedua adalah pembuktian hak. Cara mengurus sertifikat tanah elektronik untuk pendaftaran pertama kali harus berdasarkan alat bukti tertulis.

Bukan lagi bukti tertulis biasa, melainkan berupa dokumen elektronik yang diterbitkan oleh sistem elektronik dan dokumen yang sudah dialihmediakan menjadi dokumen elektronik.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik ketiga:

Setelah melalui tahap mendapat nomor identifikasi bidang tanah dan selesai melampirkan pembuktian hak, cara mengurus sertifikat tanah elektronik pendaftaran pertama kali dilanjutkan dengan proses penelitian.

Dokumen yang dilampirkan untuk pembuktian hak akan diteliti. Bila penelitian sudah selesai, cara mengurus sertifikat tanah elektronik akan diakhiri dengan ditetapkannya kepemilikan tanah kepada pemohon atau pendaftar.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik keempat:

Ketika pemohon sudah menyetujuinya, cara mengurus sertifikat tanah elektronik pada tahap ini adalah tanah yang sudah ditetapkan haknya perlu didaftarkan ke sistem elektronik. Tujuan dari cara mengurus sertifikat tanah elektronik ini adalah diterbitkannya sertifikat elektronik sesungguhnya.

Pemohon atau pendaftar sertifikat elektronik tanah pertama kali akan diberi hak untuk mengakses sertifikat tanah elektroniknya pada sistem elektronik. Namun perlu dijadikan catatan bahwa sertifikat tanah elektronik dan hak akses tidak dapat diberikan pada pemegang hak untuk suatu kondisi.

Tepatnya ketika data fisik pertanahan tidak lengkap dan tanah masih mengalami sengketa atau disengketakan. Nah, ketika data fisik atau data yuridis sudah pemohon lengkapi dan tidak ada sengketa yang perlu diselesaikan lagi, Sertipikat-el dan akses akan diberikan kepada pemegang hak/nazhir.

Cara Mengganti ke Sertifikat Tanah Elektronik bagian Dokumen

Ilustrasi dokumen. (Pexels.com/Matthias Zomer)
Ilustrasi dokumen. (Pexels.com/Matthias Zomer)

Penggantian sertifikat analog menjadi sertifikat elektronik untuk tanah yang sudah terdaftar dapat dilakukan secara suka rela dengan datang ke kantor pertanahan atau jual beli dan lain sebagainya.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik untuk penggantian buku menjadi elektronik bisa dimulai dengan pemohon atau pemilik mengajukan permohonan ke Kementerian ATR/BPN.

Bukan lagi pendaftaran pertama kali, cara mengurus sertifikat tanah elektronik ini sedikit berbeda karena tanah sudah ada kepemilikannya.

Pemilik berhak mengganti Sertipikat menjadi Sertipikat-el dengan tanah yang sudah terdaftar dan memiliki Sertipikat Hak Atas Tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun atau tanah wakaf.

Dokumen yang perlu disiapkan:

Bagi yang ingin mengurus penggantian sertifikat menjadi sertifikat-el, perhatikan dokumen yang perlu dipersiapkan.

1. Permohonan penggantian bisa dilakukan ketika data fisik dan yuridis di sertifikat tanah atau buku tanah tidak perlu ada penggantian dan sesuai dengan data yang akan diinput ke sistem elektronik.

2. Apabila pemilik merasa data fisik dan data yuridis belum sesuai dan perlu ada penggantian, sesuai dengan yang tertuang dalam pasal 15 ayat 2, Kepala Kantor Pertanahan harus melakukan validasi lagi.

Cara Mengganti ke Sertifikat Tanah Elektronik bagian Proses

Sertifikat Tanah Elektronik. Instagram ATR
Sertifikat Tanah Elektronik. Instagram ATR

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik pertama:

Pada tahap pertama cara mengurus sertifikat tanah elektronik bagian mengganti buku fisik menjadi elektronik, validasi perlu diselesaikan. Validasi ditujukan pada data pemegang hak, data fisik, dan data yuridis.

Ketika data yang dimaksudkan sudah sesuai, cara mengurus sertifikat tanah elektronik mengganti analog menjadi elektronik bagian pertama akan langsung diterbitkan sertifikat tanah elektronik dan buku tanah asli ditarik.

Proses dari cara mengurus sertifikat tanah elektronik untuk penggantian sudah pasti lebih cepat diselesaikan ketika data tidak perlu divalidasi ulang. Berdasarkan pasal 16 ayat 3, Kepala Kantor Pertanahan menarik sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan.

Dalam sertifikat-el yang sudah diterbitkan pada tahap pertama sudah mencakup semua data sesuai buku tanah, surat ukur, dan gambar denah satuan rumah susun. Pada proses ini, hanya perlu dilakukan scan dan penyimpanan ulang di pangkalan data.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik kedua:

Tahapan yang kedua diperuntukkan ketika cara mengurus sertifikat tanah elektronik dari analog ke elektronik perlu validasi data ulang karena ada perubahan. Prosesnya akan lebih lama dari yang pertama.

Bukan lagi validasi atau pendataan manual, tetapi cara mengurus sertifikat tanah elektronik tahap ini sudah dengan sistem elektronik. Peraturan dengan sistem elektronik ini tertuang dalam pasal 16, bahwa akan ada penarikan sertifikat analog oleh kepala kantor pertanahan.

Validasi yang tertuang dalam pasal 15 ayat 2 adalah berupa data pemegang hak, data fisik, dan data yuridis. Apabila cara mengurus sertifikat tanah elektronik pada validasi selesai, sertifikat tanah akan menjadi sertifikat-el dengan menjadikan data tersebut dalam dokumen elektronik.

Cara mengurus sertifikat tanah elektronik ketiga:

Nah, bila cara mengurus sertifikat tanah elektronik sudah diselesaikan, maka penomoran baru akan dilakukan. Sertifikat tanah elektronik akan memuat penomoran baru menjadi edisi kedua, apabila sertifikat tanah analog yang akan diganti baru diterbitkan pertama kali.

Proses penomoran ini akan tetap dilanjutkan dengan edisi yang dimaksud ketika ada proses penggantian berdasarkan validasi baru. Apabila edisi baru sudah diterbitkan seperti dalam sertifikat-el, penomoran pada sertifikat sebelumnya tidak lagi berlaku dan hanya menjadi riwayat pendaftaran tanah saja.

Penyelenggaraan Sertifikat Tanah Elektronik

Banner Infografis Siap-Siap Sertifikat Tanah Elektronik. (Liputan6.com/Trieyasni)
Banner Infografis Siap-Siap Sertifikat Tanah Elektronik. (Liputan6.com/Trieyasni)

Kebijakan sertifikat tanah elektronik adalah satu dari dari tiga program besar transformasi digital Kementerian Agraria dan Tata Tuang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) yang menyerap anggaran sebesar Rp 2 triliun. Penetapan keputusan ini telah disahkan dalam pagu indikatif anggaran tahun 2021.

Direktur Pengaturan Pendaftaran Tanah dan Ruang Direktorat Jenderal Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah Kementerian ATR, Dwi Purnama sudah mengungkapkan proses masyarakat bisa memiliki sertifikat tanah elektronik sesuai yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Dalam hal penyelenggaraannya, nantinya Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik dan PMNA No 3 Tahun 1997 akan berlaku secara berdampingan dalam penyelenggaraan pendaftaran tanah.

"Pemberlakuannya juga akan secara bertahap mengingat banyaknya bidang tanah yang ada di Indonesia, kemudian sesuai dengan kondisi geografis yang sangat beragam dan kondisi sosial ekonomi masyarakat yang majemuk," imbuhnya.

Sertifikat Elektronik ini sejatinya telah resmi berlaku sejak diundangkan pada tanggal 12 Januari 2021 di Jakarta. Dwi Purnama menjelaskan penyelenggaraan pendaftaran tanah secara elektronik akan meningkatkan efisiensi baik pada simpul input, proses maupun output, sekaligus mengurangi pertemuan fisik antara pengguna layanan dan penyedia layanan.