Ketahui Kepanjangan SOP dan Simak Manfaat, Fungsi Serta Tujuannya

·Bacaan 5 menit

Liputan6.com, Jakarta Memahami kepanjangan SOP tidak sekadar untuk kegiatan prosedural. Melainkan diperuntukkan untuk membuat arus kerja lebih baik, memudahkan proses pengawasan, dan koordinasi dalam sebuah lembaga maupun organisasi.

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur. Menurut pendapat para ahli, SOP merupakan bentuk administrasi perkantoran yang diwujudkan dalam instruksi tertulis. Disebut juga sebagai panduan khusus agar kegiatan operasional bisa berjalan sesuai keinginan.

Berdasarkan PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 dinyatakan dari kepanjangan SOP dapat ditarik sebuah susunan bahwa SOP harus memenuhi prinsip-prinsip kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum.

Berikut Liputan6.com ulas kepanjangan SOP, manfaat, fungsi, dan tujuan pembuatannya dari berbagai sumber, Selasa (9/2/2021).

Memahami Kepanjangan SOP dari Para Ahli

Ilustrasi pembuatan SOP | August de Richelieu dari Pexels
Ilustrasi pembuatan SOP | August de Richelieu dari Pexels

Insani, 2010:1

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur. SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Laksmi, 2008: 52

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur. SOP seringkali terdiri atas manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur dan juga disertai dengan bagan flowchart pada bagian akhir.

Sailendra, 2015: 11

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur. SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Moekijat, 2008

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur. SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Tjipto Atmoko, 2011

Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur. SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Manfaat Pembuatan SOP

Ilustrasi kesepakatan | Credit: pexels.com/fauxels
Ilustrasi kesepakatan | Credit: pexels.com/fauxels

Bila sudah paham bahwa kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur, selanjutnya pahami manfaat pembuatannya. Keberadaan SOP bukan tanpa alasan.

Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan organisasi. Berikut manfaat pembuatan SOP yang perlu dipahami:

1. Manfaat pembuatan SOP adalah sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.

2. Manfaat pembuatan SOP adalah membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

3. Manfaat pembuatan SOP adalah meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.

4. Manfaat pembuatan SOP adalah menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan secara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

5. Manfaat pembuatan SOP adalah menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.

6. Manfaat pembuatan SOP adalah menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.

7. Manfaat pembuatan SOP adalah menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

8. Manfaat pembuatan SOP adalah menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

9. Manfaat pembuatan SOP adalah membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.

10. Manfaat pembuatan SOP adalah menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip Pembuatan SOP

Ilustrasi Kesepakatan | Credit: pexels.com/pixabay
Ilustrasi Kesepakatan | Credit: pexels.com/pixabay

Setelah memahami manfaat pembuatan SOP, selanjutnya prinsip pembuatannya. Berdasarkan PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 dinyatakan bahwa susunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum. Berikut prinsip yang bisa dipahami dalam pembuatan SOP:

Konsisten

Konsisten adalah prinsip pembuatan SOP yang utama. SOP pada dasarnya harus dijalankan konsisten dari waktu ke waktu. Terutama oleh seluruh pihak yang terlibat dan kondisi bagaimanapun.

Komitmen

Komitmen adalah prinsip pembuatan SOP yang kedua. Tanpa adanya komitmen, mungkin saja SOP hanya sekadar tulisan di atas secarik kertas saja. Komiten yang kuat harus dimiliki oleh seluruh pihak yang terlibat dalam sebuah organisasi.

Perbaikan

Bukan hanya dilaksanakan dengan konsisten dan komitmen yang kuat. SOP juga harus selalu mendapat perbaikan yang berkelanjutan. Tujuannya agar pelaksanaan SOP menjadi lebih sempurna, benar-benar efektif dan efisien.

Mengikat

Prinsip pembuatan SOP harus mengikat. Maksudnya adalah mengikat dalam proses pembuatan dan pelaksanaan tugas pihak yang terlibat. Mengikat sesuai dengan prosedur standar yang sudah ditentukan sebelumnya.

Terdokumentasi

Selain dibuat dan dilaksanakan, prinsip SOP harus bisa terdokumentasi dengan baik sesuai yang sudah distandarkan. Tujuannya agar di kemudian hari bisa menjadi pedoman dan perbaikan pembuatan SOP selanjutnya serta dijadikan pertimbangan.

Fungsi SOP Menurut Indah Puji (2014: 30)

Ilustrasi Kesepakatan | Credit: pexels.com/pixabay
Ilustrasi Kesepakatan | Credit: pexels.com/pixabay

1. Melancarkan tugas pegawai atau tim atau unit kerja.

2. Merupakan dasar hukum jika terjadi penyimpangan.

3. Untuk mengetahui dengan pasti hambatan-hambatannya dan cepat terlacak.

4. Memberi arah pegawai untuk bersama-sama disiplin dalam bekerja.

5. Sebagai pedoman dalam menjalankan pekerjan rutin.

Tujuan SOP Menurut Indah Puji (2014: 30)

Ilustrasi Kesepakatan | Credit: pexels.com/pixabay
Ilustrasi Kesepakatan | Credit: pexels.com/pixabay

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau keadaan tertentu dan kemana petuas dan lingkungan dalam menjalankan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

2. Dijadikan acuan dalam menjalankan aktivitas tertentu untuk sesama pekerja dan supervisor.

3. Agar terhindar dari kegagalan atau kesalahan dengan demikian bisa menghindari dan mengurangi suatu konflik, keraguan dan juga pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

4. Suatu parameter untuk menilai mutu pelayanan.

5. Untuk lebih sebagai penjamin pemakaian tenaga dan sumber daya yang efisien dan efektif.

6. Penjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari petugas yang saling berhubungan.

7. Dokumen yang akan memperjelas dan menilai jalannya proses kerja jika terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga bersifat sebagai pelindung rumah sakit dan petugas.

8. Dokumen yang dipakai dalam pelatihan.

9. Dokumen sejarah jika sudah dibuat revisi SOP yang baru.