Personalia Adalah Instansi yang Mengurus Kepegawaian, Ini Fungsi dan Tugasnya

·Bacaan 4 menit

Liputan6.com, Jakarta Personalia adalah bagian suatu instansi di perusahaan yang mengurus soal-soal kepegawaian. Bagian personalia memegang kendali dalam perekrutan karyawan yang nantinya akan bekerja di sebuah perusahaan.

Secara umum, pengertian personalia adalah departemen yang bertugas melakukan serangkaian kegiatan mengelola SDM pada hal-hal yang terkait administratif, guna mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

Pengelolaan dari fungsi personalia ini dikenal dengan istilah manajemen personalia antara lain bertanggung jawab terhadap employee database, payroll, pembayaran benefit, absensi, pencatatan cuti tahunan, filling dokumen, dan rekruitmen.

Berikut ulasan mengenai pengertian personalia menurut para ahli beserta fungsi dan tugasnya dalam perusahaan yang telah dirangkum oleh Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (12/1/2022).

Pengertian Personalia Menurut Para Ahli

Ilustrasi Personalia.
Ilustrasi Personalia.

Terdapat sejumlah pendapat mengenai pengertian personalia menurut para ahli, antara lain:

Marihot Manullang

Pengertian personalia adalah bidang ilmu mengenai pemberian fasilitas kepada karyawan. Tidak hanya itu, bidang ilmu ini juga membahas bagaimana memberikan fasilitas yang berguna untuk perkembangan pekerja. Menurut Marihot, ada rasa partisipasi dalam suatu aktivitas atau kegiatan terkait personalia.

Malayu S.P. Hasibuan

Pengertian personalia adalah ilmu yang mempelajari bagaimana seni mengatur. Elemen yang diatur dalam hal ini adalah peran serta hubungan tenaga kerja perusahaan. Tenaga kerja diatur dengan berbagai cara agar bisa mewujudkan tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Tidak hanya perusahaan, tujuan karyawan dan seluruh elemen masyarakat juga diwujudkan.

Alex S. Nitisemito

Pengertian personalia adalah suatu seni dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan terhadap tenaga kerja. Rangkaian proses ini membuat proses lebih terarah sehingga lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan secara maksimal.

John Soeprihanto

Pengertian personalia adalah rangkaian pengawasan terhadap fungsi manajemen. Selain itu, menurut John, perlu dilakukan juga pengembangangan, penarikan, serta pemberian kompensasi kepada karyawan dalam perusahaan. Pemeliharaan serta pengintegrasian juga merupakan rangkaian proses yang dilakukan untuk membantu perusahaan mewujudkan tujuannya secara maksimal dan terarah.

Fungsi Personalia dalam Perusahaan

Ilustrasi personalia.
Ilustrasi personalia.

Fungsi personalia dibagi menjadi 4 komponen, antara lain:

1. Planning (Perencanaan)

Planning atau perencanaan adalah fungsi dasar yang menjadi penentu bagi personalia dalam membantu perusahaan mewujudkan tujuan organisasi. Dari fungsi ini, personalia membuat perumusan atau rencana yang akan digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Fungsi organizing bagi personalia adalah sebagai cara untuk mewujudkan tujuan dari pengorganisasian tenaga kerja yang tepat. Setelah perusahaan menentukan fungsi untuk anggotanya, maka akan dibentuk organisasi sebagai hubungan vertikal-horizontal. Dimulai dari perancangan susunan dari personalia serta faktor lain yang terkait.

3. Directing (Pengarahan)

Fungsi selanjutnya adalah pengarahan atau directing kepada seluruh sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi. Ini berfungsi agar semua orang bisa bekerja secara maksimal dan efisien dalam mencapai tujuan tersebut.

4. Controlling (Pengawasan)

Fungsi personalia yang lainnya adalah pengawasan atau controlling terhadap kinerja karyawan. Personalia mengawasi jalannya aktivitas tenaga kerja dalam mencapai tujuan dan melihat apakah sudah sesuai rencana atau tidak. Melalui fungsi ini, personalia dapat melakukan perbaikan jika ada hal yang tidak sesuai dengan rencana awal.

Tugas Personalia dalam Perusahaan

Ilustrasi Personalia. Credit: pexels.com/Keren
Ilustrasi Personalia. Credit: pexels.com/Keren

Tugas utama dari personalia adalah hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia atau tenaga kerja dalam perusahaan. Berikut beberapa tugas penting dari personalia dalam sebuah perusahaan, antara lain:

1. Menyusun atau membuat anggaran yang berhubungan dengan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan.

2. Membuat rencana kerja bagi sumber daya manusia dalam perusahaan seperti job description, job analysis, serta job specification.

3. Melakukan tahapan seleksi terhadap calon tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan seperti spesifikasi, keahlian, dan jumlah. Personalia juga bertugas untuk memastikan tenaga kerja yang direkrut berada di posisi yang tepat sesuai bidang keahliannya masing-masing.

4. Menentukan sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan dan didedikasikan untuk perusahaan.

5. Mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan tenaga kerja meliputi pendidikan kepada tenaga kerja.

6. Mengurus proses pemberhentian tenaga kerja (pensiun, dan sebagainya).

7. Memastikan kesejahteraan bagi tenaga kerja dalam perusahaan.

Perbedaan Personalia dan HRD

Ilustrasi HRD. (Photo by Hunters Race on Unsplash)
Ilustrasi HRD. (Photo by Hunters Race on Unsplash)

Perbedaan HRD dan personalia terletak pada ruang lingkup pekerjaan serta tugas dan tanggung jawabnya. Ruang lingkup kerja HRD memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan bagian personalia. Hal ini lantaran HRD sudah berhubungan dengan karyawan sejak proses rekrutmen hingga urusan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan. Tugas dan tanggung jawab yang diemban HRD berupa bertanggung jawab untuk melakukan persiapan internal dan ekstrenal untuk proses rekrutmen karyawan, bertugas dalam proses seleksi/rekrutmen karyawan baru, berperan dalam pengembangan dan evaluasi kinerja karyawan serta memastikan setiap karyawan berkompeten untuk mengerjakan tugasnya masing-masing dalam kontribusinya kepada perusahaan, bertanggung jawab dalam pengembangan SDM seperti melalui kegiatan training/pelatihan, dan bertugas dalam proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan.

Berbeda dengan HRD, personalia adalah kegiatan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang adminstratif. Dengan kata lain, tugas personalia lebih kepada hal-hal yang bersifat administratif karyawan seperti mengurusi data, surat, absensi, cuti, payroll, pembayaran benefit, dan sejenisnya. Namun selain itu, personalia juga mengatur hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan.

Meskipun begitu, fungsi dan tugas HRD dalam sebuah perusahaan tidak akan berjalan dengan maksimal tanpa adanya peran dari personalia. Sebab, peran keduanya saling berkaitan satu sama lain.

Tujuan kami adalah menciptakan tempat yang aman dan menarik bagi pengguna untuk terhubung melalui minat dan kegemaran. Untuk meningkatkan pengalaman komunitas, kami menangguhkan sementara fitur komentar artikel